Begleitschreiben / Einladungs-E-Mail für eine Umfrage erstellen

Nun ist es an der Zeit, den Teilnehmern den Fragebogen zur Verfügung zu stellen, indem man ihnen z.B. eine Einladungs-E-Mail zur Umfrage, eventuell mit Zugangsdaten, zusendet. Eine große Bedeutung kommt dem der Einladungs-E-Mail / dem Begleitschreiben für die Umfrage zu, unabhängig davon, ob es per E-Mail oder per Brief (z.B. bei Bürgerbefragungen) versendet wird.
Die Einladungs-E-Mail für die Umfrage bzw. das Begleitschreiben sollte dabei folgendes beinhalten:

  • Persönliche Ansprache des Teilnehmers
  • Informationen über Ziele und Nutzen der Umfrage
  • Ansprechpartner für inhaltliche und technische Fragen inklusive E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Ausfüllinstruktionen
    Worauf ist beim Ausfüllen der Umfrage zu achten?
    bei anonymen Umfragen: Hinweis darauf, wie die Anonymität gewahrt wird
  • Hinweis auf Freiwilligkeit der Teilnahme
  • Hinweis auf den Umfragezeitraum
  • Hinweis, was mit dem Fragebogen passiert, nachdem er ausgefüllt ist
  • Dank für die Teilnahme

Eine ansprechende optische Gestaltung ist dabei genauso wichtig wie die Inhalte. Je nach Zweck und Methode der Umfrage, sowie der Zielgruppe können Sie hierbei ruhig auch ungewöhnliche Wege gehen um Aufmerksamkeit zu erzeugen. 

Achten Sie aber darauf, dass die Einladungs-E-Mail für die Umfrage bzw. das Begleitschreiben klar von Werbeschreiben unterschieden werden kann, damit nicht die Gefahr besteht, dass Ihr Anliegen gar nicht gelesen wird. 

Nachdem die Hälfte der Zeit bis zur Abgabe verstrichen ist, sollte noch einmal eine Erinnerungs-E-Mail für die Umfrage versendet werden. Bei 2ask ist es möglich eine Erinnerungs-E-Mail nur an diejenigen Teilnehmer zu senden, die noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben.

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